Gestão de Documentos

GED e BPM

O Processo Verde é uma solução de Gestão Eletrônica de Documentos (GED). É uma ferramenta simples e flexível que pode ser utilizada em todos os departamentos de forma segura e controlada. O BPM aumenta a eficiência da equipe, reduz os prazos de execução de tarefas, define padrão para atendimento de cada regra de negócio e dentre muitos outros benefícios, ainda reduz drasticamente o consumo do papel.

 

Funcionalidades GED

  • Controle de Versão e Rastreabilidade
  • Pesquisas com Alta Performance
  • Gerenciamento de conteúdo Web
  • Integração (SOAP, CMIS,REST, IMAP)
  • Suporte Multi-plataforma (Windows , Linux e MacOs)
  • Suporte a Cloud e Virtualização
  • Automação de Processos de Negócio
  • Lógica de negócio ( Java e Js)
  • Workflows Básicos e Avançados
  • Ferramenta visual para BPMN
  • Suporte a BPMN 2.0
  • Mapeamento completo de Processos
  • 100% Web e Mobile
  • Interface simples e colaborativa ( Web 2.0 )
  • Previews de Documentos
  • Gestão de acesso por grupos ou usuários
  • Wikis, Blogs, Fóruns, Links.
  • Gestão de Metadados, classificação

Workflow/BPM – Gerenciamento de Processos

A plataforma de gerenciamento de processos de negócios empresariais (BPM) é destinado a pessoas de negócios. Em seu núcleo, um motor de processos de alto desempenho permite às organizações gerenciar uma ampla variedade de processos de negócios críticos.

 

Preparação, Digitalização e Organização do Acervo

A G.i Geotecnologia possui em seu quadro de colaboradores equipe especializada no preparo dos documentos para a digitalização, organização do acerto e aplicação de tabela de temporariedade. Nosso time realiza todo o ciclo da Gestão de documentos, desde a limpeza, recuperação e preparação até destinação final dos papeis.

 

1 Planejamento

Antes de começar a digitalização, é preciso ter em mente de que maneira os documentos serão digitalizados e armazenados. A captura dos documentos será centralizada ou descentralizada? Os documentos ficarão armazenados na nuvem ou em servidores locais? Como se dará o acesso a esses documentos após a digitalização? Todas estas questões devem ser bem esclarecidas para que não haja nenhum problema nas etapas seguintes.

2 Preparação dos documentos 

Todos os documentos físicos que serão digitalizados devem ser separados e agrupados por temas ou categorias para facilitar a organização e busca. Na etapa da preparação, clipes, grampos e outros elementos que possam danificar o scanner devem ser retirados. Uma limpeza suave em documentos mais antigos talvez seja necessária para garantir a qualidade e legibilidade das informações após a digitalização.

3 Digitalização de documentos

Após a preparação, os documentos são colocados em scanners de alta qualidade para que sejam criadas cópias digitais fidedignas às originais, mas com tamanho de arquivo menor e maior resolução da imagem. É a digitalização acontecendo de fato! Como o tamanho dos documentos pode variar, é preciso ter certeza de que o scanner se adequa às necessidades de cada documento. A qualidade da resolução desejada também influencia a hospedagem dos documentos digitalizados, portanto, é preciso pensar com antecedência como esses documentos serão armazenados.

4 Controle de qualidade

Por mais que você utilize um scanner de qualidade e tenha todo o cuidado na hora da digitalização, alguns erros ainda podem acontecer e, com isso, ocorrer arquivos defeituosos com manchas e riscos, por exemplo. Portanto, após digitalizar os documentos, é recomendado que os mesmos passem por um controle de qualidade para atestar que as cópias estão legíveis e em boa definição. 

5 Indexação

Os documentos já foram digitalizados e a qualidade foi comprovada? Então, é hora de gravar os documentos no local em que serão armazenados, organizando-os da melhor maneira possível para que possam ser localizados facilmente. Geralmente os documentos são salvos com nomes, datas, seções e outras informações importantes que permitam serem melhor localizados pelos mecanismos de busca da gestão eletrônica de documentos.

6 Disponibilização

Agora que os documentos foram digitalizados e armazenados, é hora de disponibilizá-los para os clientes. Com um sistema de gestão eletrônica de documentos, os usuários podem acessar e consultar os documentos de sua empresa com muito mais facilidade, segurança e agilidade.

Foco no Setor Público

A G.i Geotecnologia tornou-se especialista no atendimento de demandas no setor público, seja a nível municipal, estadual ou federal. Realizando diversos trabalhos neste seguimento, hoje conseguimos levar nossa expertise de gestão de documentos para toda a área pública.